Une entreprise quelle que soit sa taille est dans l’obligation de tenir ses comptes en vue de présenter son bilan. Dans l’accomplissement de cette tâche, il n’est pas rare d’observer certaines irrégularités au niveau des chiffres. Cela peut avoir des conséquences très graves si l’erreur n’est pas perçue assez tôt pour être corrigée. La réaction que vous devez avoir face à cette situation dépend du cas de figure qui se présente à vous. Voici comment réagir à la suite de l’identification d’irrégularités dans la comptabilité.
Identifier le type d’erreur
Lorsque vous décelez des écarts ou des marges d’erreur sur votre comptabilité, vous avez la possibilité d’apporter des corrections aux données erronées. Tant que le bilan n’est pas encore présenté au service public, vous avez toujours votre carte à jouer. L’identification de l’erreur peut être faite seule ou grâce à une expertise comptable. Donc, il vaut mieux solliciter un cabinet comptable à Paris. Le plus souvent, on note quatre catégories d’erreurs lors de l’enregistrement et du traitement comptable. Il s’agit des fautes :
- Arithmétique,
- D’imputation,
- De non-exhaustivité, et,
- De doubles enregistrements.
Les erreurs arithmétiques sont très courantes en comptabilité. Elles comprennent les inversions et interversions de chiffres, mais aussi les erreurs de report. Par exemple, vous écrivez 4325 au lieu de 4235. Ce type d’inversion survient par inattention durant la lecture et la transcription des chiffres. Au moment d’établir la balance, les erreurs de report sont les plus courantes. Elles concernent l’oubli du report d’un article ou le double report d’un même article.
Les erreurs d’imputation concernent l’attribution d’une opération à un compte plutôt qu’à un autre. En termes clairs, il s’agit d’une interversion de données entre les comptes de charge, de bilan et de produits. La non-exhaustivité, quant à elle, s’explique par l’omission de comptabilisation d’une opération.
Corriger les irrégularités
Les irrégularités constatées durant l’établissement des comptes annuels peuvent être traitées et corrigées avec certitude. Lorsque vous parvenez à identifier le type d’erreur, il est plus aisé d’appliquer la méthode de correction adéquate pour la résolution du problème. En voici quelques-unes.
Utiliser le procédé de contre passation et de virement
Également appelée extourne dans le jargon comptable, la contre passation sert à modifier une écriture passée. Dans le cas d’une imputation par exemple, vous n’êtes pas autorisé à effacer ou à supprimer l’écriture inscrite dans un mauvais compte. Il faut la contre-passer. L’exécution du procédé est relativement simple. Pour rétablir la justesse au niveau d’un compte débité à tort, vous devez inscrire une nouvelle écriture du même montant dans le sens de crédit. La même opération s’applique pour un compte crédité à tort pour qu’il devienne débiteur.
En appliquant le procédé de contre passation, vous devez veiller à préciser la date de redressement, la cause de redressement, les données du folio de l’article erroné et la référence du document de base. La plupart des logiciels de comptabilité intègrent la méthode de contre-passation. À l’aide de ces outils, il vous est plus aisé de corriger les irrégularités constatées.
Utiliser le procédé du complément à zéro
Cette technique est peu recommandée compte tenu de sa complexité, mais aussi parce qu’elle est source d’erreur. Dans l’application, on conserve tous les zéros de droite. Le dernier chiffre significatif à droite est retranché de 10. Les autres chiffres sont ôtés de 9 et on surmonte le résultat final de -1. Pour clôturer l’opération, on passe l’écriture de l’article juste dans le compte approprié.
Exemple pour trouver le complément à zéro : le complément à zéro de 3785,60 est -16214,40 et le complément à zéro de 543,7 est -1456,3.
Reprendre intégralement le bilan comptable
Les irrégularités dans l’établissement de la comptabilité surviennent dans les entreprises mal organisées sur le plan comptable et dotées d’un personnel peu qualifié. Vous pouvez songer à rectifier le tir en reprenant le bilan si votre entreprise n’enregistre pas des flux importants de trésorerie. Mettez en place une méthode de travail bien ordonnée qui suit une logique dans l’exécution des tâches. Les livrets, les documents comptables et les factures doivent être rangés et catégorisés. Mettez à disposition du personnel tous les outils numériques pouvant aider à limiter les erreurs d’inattention.
Engager un expert-comptable
Lorsque les irrégularités dans la comptabilité sont décelées lors d’un contrôle fiscal, vous vous retrouvez dans une situation très délicate. Qu’il soit question d’une dissimulation volontaire des chiffres ou d’une erreur de manipulation, votre entreprise sera frappée par les sanctions prévues par la loi. Pour gérer au mieux la situation, demandez à un expert en fiscalité de vous assister tout le long de la procédure de contrôle.
Quand l’entreprise est dans l’incapacité de présenter des preuves de recettes et de dépenses, le fisc est en droit de douter de sa fiabilité. Lorsque des fautes plus graves sont enregistrées comme l’apparition de fausses factures, l’enregistrement global des recettes, (etc.), la comptabilité de l’entreprise est dite non probante. Cela donne une mauvaise image de l’entreprise, car elle paraît moins sérieuse et moins fiable.
La mission de l’expert-comptable sera d’analyser la nature des faits reprochés à l’entreprise. Étant habitué à gérer ces dossiers, il saura atténuer les conséquences financières afin de garantir la survie de l’entreprise.
